¿Aún no sabes qué es Microsoft Teams? La colaboración en línea entre equipos de trabajo es la nueva norma ya que las empresas fomentan ahora el teletrabajo en todo el mundo. Atrás quedaron los días de depender principalmente de correos electrónicos con muchos destinatarios ya que los equipos ahora pueden trabajar juntos en tiempo real utilizando una interfaz al estilo de chat instantáneo sin importar dónde se encuentren.
Teams es una de las muchas herramientas de colaboración diseñadas para reunir a los trabajadores de la empresa en un mismo espacio en línea. No está diseñado para comunicarse con familiares y amigos, sino que más bien proporciona una plataforma idónea para las empresas permitiendo videoconferencias, debates en tiempo real e intercambio y edición de documentos.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat lanzado inicialmente en 2016 para clientes que se suscribieran a Office 365 Entreprise y Business, y que viene a sustituir a la plataforma Skype for Business de Microsoft, así como a Microsoft Classroom en Office 365 Education.
Microsoft Teams estuvo totalmente accesible el 14 de marzo de 2017 para todos los suscriptores de Office 365, mientras que la versión gratuita llegó el 12 de julio de 2018; esta versión incorpora la mayoría de las funciones de la suscripción al tiempo que limita la capacidad de almacenamiento y limita el número de usuarios. Sin embargo, la versión móvil incorporó funciones más orientadas al uso particular pese a que Teams no se ha concebido para un uso personal.
Microsoft Teams se divide en cinco componentes principales:
- Equipo: un “edificio” virtual donde todos los miembros invitados entran para colaborar.
- Canal: una “sala” individual dentro del “edificio” que puede estar abierta a todos los miembros del equipo o bloqueada solo por invitación. Los administradores pueden crear múltiples “salas” con temas específicos, como por ejemplo, Gerencia, Comunicación, Contabilidad y Recursos Humanos.
- Pestañas de canales: le permite “anclar” publicaciones, archivos y aplicaciones en el canal que visites. Un canal puede tener pestañas diferentes de otro.
- Flujo de actividad: centraliza todos los canales en un hilo en el que se pueden atender menciones, respuestas y otras notificaciones asociadas con los canales que frecuentes.
- Chat: chats privados con otros miembros del equipo.
Los administradores primero crean un equipo y posteriormente los canales individuales. Para organizaciones grandes, pueden ser necesarios varios equipos y múltiples canales. Un cliente puede utilizar más de un equipo, lo que permite a los miembros acceder a varios equipos a través de una única interfaz.
La mayor parte de la entradas se hace a través de mensajería instantánea, pero los usuarios pueden realizar también llamadas VoIP y videoconferencias. Con esto último Microsoft aumentó el límite máximo a 10,000 participantes en abril, en comparación con 5,000 previos. Los miembros pueden agregar a otros a una lista de “marcado rápido” o crear un grupo para una conferencia multiusuario. También hay una función de correo de voz.
Los miembros de un equipo tienen acceso a un grupo de documentos compartidos haciendo clic en Archivos en el cliente, incluyendo imágenes y videos cargados en los canales. Los usuarios pueden abrir estos archivos en un navegador, descargarlos en su PC o recuperar un enlace para compartir con otros. La función OneDrive permite a los usuarios crear carpetas compartidas, documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint, entre otros.
Finalmente, Microsoft Teams se integra con aplicaciones de terceros como Trello, Zoom, Asana, GitHub, Evernote, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Google Analytics, por citar algunas. Incluso funciona con aplicaciones sociales como YouTube, StubHub y muchas otras.