… Organizarse no es fácil, pero al margen de agendas y recordatorios en el móvil, la técnica Kanban es un sistema de trabajo que promete un aumento de la productividad. Por algo la utilizan en tecnológicas como PayPal.
A diferencia de otros métodos de organización, el Kanban es bastante sencillo. Su nombre, que proviene del japonés, indica lo esencial para ponerlo en práctica: kan significa visible y ban tarjeta o tablón. Un tablón bien visible es el protagonista de este sistema para mejorar la administración del trabajo, y se divide, principalmente, en tres bloques por los que se distribuyen y mueven las tareas: por hacer, en curso y hecho.
Al comienzo de la jornada se elabora la lista de objetivos, que son los trabajos por hacer, y si trabajamos en equipo se establece quién hace qué. Las tareas pasarán a las siguientes listas según se vayan realizando, primero estarán en curso y finalmente hechas. La transparencia es uno de sus puntos fuertes, ya que todos saben a qué se dedica cada miembro del equipo en todo momento. Al comienzo de la jornada se elabora la lista de objetivos, que son los trabajos por hacer, y si trabajamos en equipo se establece quién hace qué. Las tareas pasarán a las siguientes listas según se vayan realizando, primero estarán en curso y finalmente hechas. La transparencia es uno de sus puntos fuertes, ya que todos saben a qué se dedica cada miembro del equipo en todo momento.
Otra de las ventajas es que, al tratarse de un formato de organización tan visual, los equipos pueden controlar el flujo de trabajo y, por ejemplo, limitar el número de tareas en progreso y obligar a terminar ciertos trabajos antes de comenzar otros o ligar varias tareas para que tengan que realizarse al mismo tiempo.
Además, aunque en su aplicación básica la organización de las tareas se reduce a tres apartados, el Kanban no es un sistema cerrado sino que puede modificarse añadiendo más columnas en función de las necesidades de cada proyecto. Un apartado o un color especial para destacar todo lo que sea urgente o prioritario, una casilla donde incluir los objetivos a largo plazo o una columna de preparación donde incluimos los trabajos que todavía están en fase de discusión.
Valores Kanban
La transparencia es una de las características de esta metodología, que trata de ser clara y directa para todos los miembros del grupo de trabajo, pero además, Kanban fomenta el equilibrio en la repartición de tareas para lograr un trabajo efectivo y de repartición igualitaria. Se creó para mejorar el trabajo colaborativo aunque el liderazgo no deja de ser necesario para que cada uno de los niveles funcione.
Otra de las ventajas es que, al tratarse de un formato de organización tan visual, los equipos pueden controlar el flujo de trabajo y, por ejemplo, limitar el número de tareas en progreso y obligar a terminar ciertos trabajos antes de comenzar otros o ligar varias tareas para que tengan que realizarse al mismo tiempo.
Además, aunque en su aplicación básica la organización de las tareas se reduce a tres apartados, el Kanban no es un sistema cerrado sino que puede modificarse añadiendo más columnas en función de las necesidades de cada proyecto. Un apartado o un color especial para destacar todo lo que sea urgente o prioritario, una casilla donde incluir los objetivos a largo plazo o una columna de preparación donde incluimos los trabajos que todavía están en fase de discusión.